مديريت زمان

 

 

” زمان ” يكي از نعمتهاي خداوند به انسان و از ثروت هاي ارزشمند در اختيار هركسي است . زمان ، فقير و غني ، دانشمند و كم سواد ، زن و مرد و ……. نمي شناسد و ” يك ثانيه ” براي همه يك ثانيه است ، نه بيشتر و نه كمتر .
” زمان ” منتظر ما نمي ايستد و اين ما هستيم كه بايد كارهاي خود را بر مبناي زمان در اختيارمان انجام دهيم . پس چه بهتر كه بتوانيم آنرا تحت كنترل داشته باشيم و به عبارت ديگر بتوانيم آنرا مديريت نمائيم .
” مديريت زمان ” از هنرهائي است كه متاسفانه عده معدودي از انسانها قادر به انجام صحيح و اصولي آن مي باشند بطوريكه وقت اكثر انسانها آنگونه تلف مي گردد كه اگر در انتهاي هر روز محاسبه اي سرانگشتي نمائيم ، وقت مفيدي را كه صرف انجام كارها نموده ايم ، شايد از چند ساعت تجاوز ننمايد و مابقي ، وقتهاي تلف شده اي است كه نمي دانسته ايم آنها را چگونه مديريت نمائيم .
اخيرا دست نوشته اي از مدير و دانشمند بزرگوار ، جناب آقاي مهندس فرهاد كاشاني ( نويسنده مجله ماشين ) ، به دستم رسيد كه بر اساس تجربيات عملي گرانبهاي ايشان و طي دوره هاي آموزشي خارج از كشور بوده و در آن از دريچه اي متفاوت به مقوله ” مديريت زمان ” پرداخته اند و ضمن تجزيه و تحليل زمان انجام يك كار ، به نتايج جالبي دست يافته و در اين خصوص مثال هائي را نيز آورده است .
لازم ديدم چكيده خوانده هاي خود را با شما بزرگواران در ميان گذارم ، باشد كه با تعميق در مسئله ، از نتايج آن استفاده نموده و بتوانيم وقت هاي تلف شده خود را به حداقل برسانيم و بندگان سپاسگزاري از اين نعمت الهي يعني ” زمان ” باشيم .
با احترام

زمان انجام هر كاري از پنج قسمت زير تشكيل شده است :
1- زمان صف يا نوبت
2- زمان تنظيم
3- زمان انجام كار
4- زمان انتظار
5- زمان حركت

به عنوان مثال ، فعاليت ” مسواك زدن ” :

· زماني كه من تصميم مي گيرم بروم مسواك بزنم ، دخترم زودتر اقدام كرده و من لازم است مدتي در صف يا نوبت باشم .( زمان صف يا نوبت ) .
· پس از آن وقتي كه من مسواك را به دست مي گيرم و درب خمير دندان را باز مي كنم تا مقداري خمير دندان روي مسواك قرار دهم ، اين ” زمان تنظيم ” خواهد بود .
· عمل مسواك زدن همان ” زمان انجام كار ” مي باشد .
· بعد از آن تاخيري بين ” زمان انجام كار ” و شروع حركت براي كار بعدي است كه ” زمان انتظار ” است .
· حركت به سمت كار بعدي ، ” زمان حركت ” نام دارد .

بنابراين زمان انجام كار ، مهمترين قسمت مربوط به كار مفيد مي باشد و الباقي زمانها ، تلف هايي است كه براي طي شدن آن به كار گرفته مي شوند . اگر زمان واقعي انجام كار را بر كل زمان كار تقسيم كنيد ، متوجه خواهيد شد كه زمان واقعي انجام كار ، حتي 10 رصد از كل انجام يك كار نمي باشد . بنابراين افرادي موفق خواهند بود كه بتوانند درصد ” زمان انجام كار ” ( مورد 3 فوق ) را تا حد امكان بالا برده و از تعدد وقوع زمان هاي ديگر ( موارد 1 ، 2 ، 4 ، 5 فوق ) بكاهند .

شركت هواپيمايي South West Airline كه يكي از شركت هاي هواپيمايي معتبر ايالات متحده آمريكا مي باشد ، به خوبي اين پنج عامل زماني را شناسائي كرده و نسبت به كاهش چهار عامل و زمان ديگر ( موارد 1 ، 2 ، 4 ، 5 فوق ) بجز زمان اصلي انجام كار ( مورد 3 فوق ) اقدام نموده است كه مي تواند بعنوان يك الگو ، براي كارهاي جزئي و كلي مورد استفاده قرار گيرد .

گام اول : كاهش زمان صف يا نوبت

كارت پرواز هواپيماهاي اين شركت فاقد شماره صندلي مي باشد ولي 30 نفر اول كه به فرودگاه آمده و كارت پرواز دريافت مي نمايند گروه 1 ، 30 نفر بعدي گروه 2 و به همين ترتيب تا آخر انجام ميشود .به محض آماده شدن هواپيما براي سوار شدن مسافران ، اعلام مي شود كه گروه 1 مراجعه كنند ، آنها مختار هستند كه هر صندلي را كه مي خواهند انتخاب نمايند . سپس گروه 2 و گروه هاي بعدي فراخوانده مي شوند .
بنابر اين افراد ديگر زماني را براي پيدا كردن محل نشستن و تطبيق شماره مندرج در كارت پرواز و شماره صندلي ، تلف نخواهند كرد .

گام دوم : كاهش زمان تنظيم

زمان تنظيم در يك هواپيماي مسافربري ، بارگيري ، سوخت گيري و تميز كردن داخل آن و انتقال مواد غذائي به آن مي باشد . براي كاهش اين زمان ، شركت فوق به مسافران غذا نمي دهد و بادام را جايگزين آن كرده است . ( اين شركت كار تردد در مسيرهاي كوتاه هوايي را بعهده دارد ) پس نيازي نيست در هر پرواز زمان زيادي را براي انتقال غذاي مسافران به داخل هواپيما صرف نمايند و به جاي آن همان ابتداي صبح ، به مقدار كافي براي 8 پرواز ، بادام ها را به هواپيما منتقل مي نمايند .
از طرفي چون غذا داده نمي شود ميزان كثيفي به شدت كاهش يافته و در همان زمان فرود ، مهمانداران نسبت به تميز كردن هواپيما اقدام مي كنند تا لازم نباشد مسافران معطل بمانند تا هواپيما تميز شود .
از طرف ديگر ، بخاطر كمتر شدن زمان بارگيري ، به مسافران اجازه داده ميشود چمدان هاي خود را ( تا ميزان مشخصي ) را با خود به داخل هواپيما برده و بنابراين نيازي به بارگيري چمدانها نيز نخواهد بود و در برگشت ، مسافران منتظر چمدان هاي خود نخواهند بود .

گام سوم : زمان انجام كار

آيا اين زمان قابل كاهش بود ؟ زمان انجام كار در اين بخش يعني پرواز هواپيما و طي مسير . در اين ارتباط اين شركت حتي اقدام به كاهش اين زمان كرده است !

اين شركت به خلبانان خود اجازه داده است كه با سرعتي بيش از سرعت معمول ( مثلا 900 كيلومتر بر ساعت ) حركت كند و اگر چه هزينه سوخت افزايش مي يابد ولي براي جبران تاخيرهاي احتمالي ، شركت اين هزينه را پرداخت مي كند .

گام چهارم : كاهش زمان انتظار

مجموعه اقداماتي كه در بالا شرحي بر آنها رفت ، موجب كاهش زمان انتظار اين بخش هم خواهد شد . بنابر اين در اينجا توضيحي لازم نمي آيد .

گام پنجم : كاهش زمان حركت

در مثال فوق ، اين زمان هماني است كه هواپيما روي باند نشسته و بايد برود به سمت محل پياده كردن مسافران .
معمولا خلبانان اين شركت سعي مي نمايند كه از برج مراقبت اجازه نشستن روي باندي كه نزديك به محل پياده كردن مسافران است را بگيرند تا بتواند اين زمان را كاهش دهند . شايد هم موفق نشوند ولي از آنجائي كه ساير خلبانان شركت هاي هواپيمائي ديگر ، اصراري بر اين موضوع ندارند ، در صورت درخواست خلبان اين امكان فراهم مي شود . در صورتيكه خلبانان بتوانند باند نزديكتر را انتخاب كنند و در آن فرود بيايند ، به دليل كاهش زمان در تقاطع ها ، باعث كمتر شدن ” زمان حركت ” خواهد شد .

نتيجه انجام اينگونه مديريت زمان ، باعث گرديده است كه شركت فوق قويا ادعا نمايد كه از زماني كه چرخ هواپيما در هنگام نشستن به زمين برخورد مي كند تا زماني كه چرخ آن در هنگام برخاستن از زمين جدا ميشود كليه فعاليت هاي مربوط به چهار زمان فوق ( زمان هاي اتلافي ) حداكثر 15 دقيقه باشد !؟!؟

دوستان و فاميل محترم !
در هر منصبي كه مي باشيد ، چه كارمند ، چه تاجر ، چه مدير ، چه خانه دار ، چه معلم ، چه نويسنده و …… ، در هر كار با شناسائي 5 زمان فوق الاشاره و تلاش در كاستن 4 زمان اتلافي ، خواهيد توانست از زمان خود استفاده بيشتري برده و بهره وري خود را افزايش دهيد . ممكن است در بدو امر ، اين تلاش كمي دشوار بنمايد ، وليكن با تكرار و تمرين و پشتكار ، به سرانجام خواهيم رسيد .
در خاتمه ، تقاضا مندم هر يك از اعضاء محترم كه مبادرت به مديريت زمان خود به اين روش نمايد ، تجربه خود را مكتوب كرده و در اختيار ديگران قرار دهد تا امكان اشتراك گذاري تجربيات يكديگر به نحو مطلوب فراهم آيد .

با تجديد احترام
سيد فرخ مطهر
ارديبهشت 93